Pekerja pejabat sering perlu menghantar surat melalui faks. Kesnya boleh sama sekali berbeza, tetapi apa yang harus dilakukan jika anda menghadapi masalah seperti itu untuk pertama kalinya dan sama sekali tidak tahu bagaimana menghantar surat ke faks.
Arahan
Langkah 1
Tuliskan surat anda di MS Word, menggunakan templat yang boleh anda gunakan di MS Publisher untuk menambahkan logo syarikat. Gunakan MS EXEL jika anda perlu menyusun dan faks spreadsheet. Sekiranya anda akan menghantar gambar, mereka mesti mempunyai lanjutan.jpgG.
Langkah 2
Ketahuilah bahawa ukuran huruf biasa yang boleh difaks adalah halaman A4. Fon yang diperlukan untuk menulis sekurang-kurangnya berukuran 10 titik. Atas sebab ini, lebih baik menyimpan semua pemikiran anda dalam satu helaian sehingga anda tidak perlu menghantar maklumat di beberapa halaman.
Langkah 3
Nyatakan semua maklumat dengan jelas dan ringkas. Dalam surat yang akan anda kirim ke faks, tulis sahaja perkara yang berguna dan menarik bagi penerima anda. Jika, misalnya, permintaan khusus telah dikirimkan kepada Anda, jawablah dengan tepat, tanpa menyimpang dari topik, dll.
Langkah 4
Jangan memasukkan gambar atau gambar kecil ke dalam surat, gambar tersebut akan kabur, dan akibatnya, penerima hanya akan menerima pendapat negatif mengenai anda atau syarikat anda. Pastikan anda memasukkan alamat, nombor telefon / faks, atau maklumat hubungan anda yang lain di akhir mesej.
Langkah 5
Cetak surat anda. Periksa dokumen untuk kualiti cetakan, mestilah baik, semua huruf harus jelas dan tidak kabur sehingga penerima dapat membuat teks. Sekiranya terdapat kekurangan, betulkan dan cetak semula surat itu.
Langkah 6
Buka dulang suapan dokumen pada faks. Ia biasanya terletak di bahagian belakang mesin. Masukkan surat anda menghadap ke bawah. Sekiranya anda mempunyai beberapa helaian, periksa sama ada mesin faks anda menyokong penghantaran pukal, jika tidak, anda perlu memasukkan setiap helaian secara berasingan.
Langkah 7
Tunggu bunyi bip, mesin mesti mengambil kertas. Hubungi nombor faks penerima anda. Tunggu tindak balas di hujung wayar yang lain.
Langkah 8
Perkenalkan diri anda dan nyatakan bahawa anda ingin menghantar faks. Tekan butang "Mula" bersama dengan penerima (Biasanya mereka mengatakan: "Mula"). Faks akan dihantar sekiranya semua langkah selesai. Jangan ganti tiub sehingga kertas melewati mesin.
Langkah 9
Klik butang "Hubungi" dan tentukan sama ada surat anda telah dikirimkan kepada penerima (sama ada faks telah dihantar). Sekiranya kualiti paparan buruk, cuba semua langkah lagi.
